テレワークやDX化で需要が高まる！インターネットFAXについて初心者に詳しく解説

DXはデジタルトランスフォーメーションの略後、最近はテレワークおよびDX化によりインターネットFAXの需要が高くなっているようです。
このDX化は、企業がビジネス環境の激しい変化に対応できるようデータおよびデジタル技術を使用してお客さんや社会のニーズを基盤に製品・サービス・ビジネスモデルの変革、そして業務・組織・プロセス・企業文化・風土の変革など、競合他社中での優位性を確立するといった意味を持つものです。
インターネットFAXは文字通りインターネットを活用するものなので、ネット環境がある場所ならどこでも利用できる利便性も備わっています。

インターネットFAXの基本的なしくみ

インターネットFAXは、電子メールと伝統的なFAXの機能を組み合わせた便利な通信ツールです。
基本的なしくみは、FAXデータをデジタル形式に変換し、インターネット経由で送信することです。
まず、送信者はFAX文書をスキャンしてデジタルデータに変換します。
これにより、データは画像ファイルとしてコンピュータに保存されます。
次に、インターネットFAXサービスプロバイダーによって提供される専用のアプリケーションやウェブインターフェースを介してデジタルデータを選択し、送信先のFAX番号を指定します。
送信先のデジタルFAX番号が入力されると、インターネットFAXサービスプロバイダーは送信データを受け取ります。
データはインターネット経由でサーバーに送信され、宛先のFAX機に到着します。
受信側ではデジタルデータが再び画像に変換され、FAX機で印刷されます。
このしくみにより、インターネットFAXは従来のアナログFAXと比べて多くの利点を持ちます。
例えば、用紙やインクの消耗がないため経済的であり、複数の受信者に同時に送信できるため効率的です。
また、デジタルデータとして保存されるため文書管理や検索も容易です。

インターネットFAXを始めるために必要な手続き

インターネットFAXは簡単な手続きで利用を始められることが多く、必要な時に手軽に導入できるなどのメリットがあります。
具体的な手続きはインターネットFAXを提供しているサービスによって異なりますが、一般的にはオンラインから申し込みを行い、専用アプリケーションのダウンロードへと進むことになるでしょう。
パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットにアプリケーションをダウンロードすれば、外出先でもインターネットFAXを使用できます。
次にインターネットFAXで使用する電話番号とメールアドレスの設定を行えば、一般的なサービスでの導入は完了です。
なお、インターネット回線を通して送受信を行うため、回線がない場合には回線工事などが必要な点には注意しましょう。
また、使用にあたっては従来のFAX専用機ではなくパソコンやスマートフォンを使います。
これらのデバイスがない場合には、事前に購入や準備なども必要になってきます。

インターネットFAXと通常のFAXの違い

最近何かと注目されるようになってきているインターネットFAXの存在になりますが、今まで普通に使用してきたFAXとの主な違いについて説明できる人はなかなか少ないと思います。
そこで一体どのような違いがあるのかを詳しく調べてみたところ、従来の通常型のFAXだと電話回線を使って送信する必要があったのに対し、インターネットFAXならインターネット回線を使ってどこからでも送受信が可能になったなど便利な点が多く見られるようになりました。
また、インターネット回線がつながる環境であれば場所を限定する必要もなくなるので、FAXの機能がより身近になったことも大きな変化だと思います。
専用機を設置することなく使える点も魅力ですし、送受信も楽々行えるようになっているので、まだ仕事先などにFAXの送信をすることが多い場合には活用してみることをおすすめします。
ちょっとした機能で十分なら無料でも利用することも可能ですが、安全性の高さを第一に考えるのであれば有料を選択した方が良いことは確実です。

インターネットFAXにすることで紙が不要になる

インターネットFAXの普及により、私たちの日常生活において紙の使用を大幅に削減することが可能になりました。
伝統的なFAXでは、受信した文書を印刷して読む必要がありましたが、インターネットFAXでは受信したデータをデジタル形式で保存し、コンピュータやスマートフォンで閲覧できるため、紙の使用が不要になります。
この技術の利点は多岐にわたります。
まず環境への負荷を軽減する点が挙げられます。
紙の製造には大量の木材と水が必要であり、さらに廃棄物として処理する際にもエネルギーとリソースを消費します。
インターネットFAXを利用することで、これらの資源を節約することができます。
紙の使用を減らすことは廃棄物の削減にもつながります。
古いFAX文書は通常、使用後に廃棄されますが、インターネットFAXではデータを保存し続けることができるため、必要な場合にいつでもアクセスできます。
これにより文書の印刷や廃棄に伴う廃棄物を大幅に減らすことができるでしょう。
普及により紙の使用を減らし、環境に優しいライフスタイルを実現することができます。
紙の節約は地球環境に対する貢献だけでなく、ビジネスや個人の効率化にもつながるため、積極的に取り入れていくべき技術と言えるでしょう。

インターネットFAXは受信に気づかない場合がある

インターネットFAXですが、受信したことに気づかないケースもありますので注意が必要です。
インターネットFAXはネット環境下で使えるファックスで、利用方法は電子メールに非常に似ています。
電子メールも、それが届いたことに必ずしも即座に気づくとは限らず、ボックスに放置されることもあるわけですが、それと同じようなことが当てはまります。
ただ、これは大きな問題ではありませんし、だからと言って利用をためらうようなものでは決してありません。
定期的にボックスをチェックすれば済むことであって、上にも書いたとおりそれは今までの電子メールと全く同じことだからです。
もっと言えば、従来型のファックス機器であればこのような問題はないかと言えばそんなこともありません。
紙が印刷されていても誰も気づかないままに放置されているというのは誰もが経験していることのはずです。

インターネットFAXなら原稿の印刷が不要

インターネットFAXですが、送信の際に原稿の印刷が不要という利点があります。
従来型のファックス機器の場合、送信できるのは基本的に紙に印刷されたものだけですが、今の時代、最初に作成される資料が紙面ということは少ないです。
多くの場合にまずはパソコン等のデバイスで電子的に作成されていますので、それをわざわざプリンターで印刷するという作業が必要になってきます。
慣れていれば別に大したことはないように思うかもしれませんが、インターネットFAXでは電子的に作成された資料は印刷することなく電子のままで送信できるのが特徴です。
ファックスの送信が多い場合、紙の資料が山積みになって保管に困るようなこともあるかもしれませんし、もともと電子的に作成されているのだから不要とする場合でも廃棄物が多くなってしまいます。
電子でそのまま送信できるのであればこのような問題は一切発生しません。
紙の資料の保管場所とか、廃棄物に悩むことにないわけです。

インターネットFAXで受信した書類の分類方法

近年、ビジネスの場では欠かせないFAXとしてインターネットFAXが普及し始めています。
インターネットFAXとは、FAX回線ではなく、インターネット回線でデータを送受信することができるシステムです。
このシステムの大きな特徴は、FAXで送受信した書類はデジタルデータなので、紙の書類としてではなく、サーバー上に保存することができるということです。
紛失することもなく一元管理しやすいので、作業の効率化にもつながります。
インターネットFAXで送受信し、サーバーに保管された後の書類のデータは、社内で共有できるクラウドストレージサービスを用いることで、安全に管理することが可能です。
サービス内で書類データの種類ごとにファイルを作り、分類すれば膨大なデータ量であっても簡単に整理することができます。
また、インターネットFAXで使用されるサーバーにはセキュリティ対策が施されているので、書類データへのアクセスを社内のみに限定すれば、より厳重に保管し続けられます。

インターネットFAXは電話回線が不要

インターネットが普及したことや、ペーパーレス化が進んでいることもあり、FAXもかつてほどは頻繁に使われなくなっています。
とはいえ、まだまだFAXを使っている企業も多く完全に無くすのは難しいものもあります。
通常のFAXは電話回線を使用していますが、最近はインターネットFAXを導入する企業も増えてきました。
これは、電話回線を使うことなく、インターネットを通じてFAXの送受信ができるものです。
インターネットFAXなら専用の機器も必要ありませんし、ネットが通じているところならどこからでもパソコンやスマートフォンで利用できるのも便利なところです。
一般的なFAXは印刷をすることになりますが、インターネットFAXならデジタルデータになるので印刷しなくても内容を確認できるのもメリットです。
専用機器の購入費用が発生しないだけではなく、紙代やインク代を節約できるのもメリットといえるでしょう。
印刷されたものとは違い、特定の人だけがアクセスできるようにも設定できるので秘匿性にも優れています。

インターネットFAXは即日導入できる

インターネットFAXを導入する際即日に導入することが可能です。
実際には導入手続きにかかる時間や準備によって異なる場合もありますが多くの場合、スムーズな搬入が可能なのです。
まずインターネットFAXサービスを選択し、オンラインでの申し込みを行います。
一部のサービスでは、即時にアカウントを作成し利用開始できるものもあります。
申し込みに必要な情報は基本的な連絡先や支払い情報などで、特別な手続きや書類は必要ありません。
次に、アカウント作成後には、必要な設定やオプションの選択を行います。
これには、送信先のFAX番号の登録やメッセージの設定などが含まれます。
設定項目はサービスによって異なる場合もありますが、一般的には簡単に設定できるのです。
最後に完了するために、インターネットFAXサービスの利用方法や送信手順についてのガイドを確認します。
これにより、スキャン方法や送信手続きなどを理解し、スムーズに利用できるようになります。
したがってインターネットFAXの導入は一般的に迅速かつ簡単です。
申し込みからアカウント作成、設定、利用方法の確認までをその日のうちに行うことができるのです。